金曲數字檔案館管理軟件—實現檔案全生命周期管理
時間：2022年11月08日
信息資源目前已經成為人類社會活動和經濟活動的戰略資源。信息技術的發展與廣泛應用，使檔案數字化建設提上了議程。2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，對“十四五”期間的企業檔案工作做出了全面規劃和部署。檔案數字化建設已成為各單位檔案工作發展的重要方向和目標。
數字化時代，人們對實現檔案資源共享呼聲越來越高，而傳統檔案管理模式已很難適應數字化的發展需求；升級數字化檔案管理，實現新時期檔案工作的高質量發展，亟需解決以下問題：
1、實物檔案資料繁多，歸檔類目模糊；
2、實物檔案查找不方便，借閱周期長，跨部門利用困難；
3、項目周期長、變更頻繁，項目檔案容易缺失；
4、缺乏統一的歸檔規范，增加檔案利用、管理的難度；
5、缺乏加密、備份等管控機制，檔案數據安全難保證；
金曲數字檔案館管理軟件是一款嚴格遵照檔案管理等方面的法規和標準，面向勘察設計企業的專業管理系統。該軟件系統主要用于各門類、各載體檔案和資料的收集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等全過程管理，能夠大幅度提升檔案管理的效率與質量，發掘企業的隱性知識，是勘察設計企業知識化管理重要的實現途徑。
參考標準
《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）
《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）
《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T 29194-2012）
《電子檔案管理基本術語》（DA/T 58-2014）
《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）
《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）
《檔案著錄規則》（DA/T 18-1999）
《數字檔案館建設指南》（國家檔案局 2010）
產品亮點
1、檔案采集標準化：兼顧自動化歸檔、手工歸檔、移動采集等多種模式，支持標準數據接口、圖像識別、批量導入等多種采集途徑。
2、檔案管理規范化：嚴格遵循國家制定的檔案標準和有關檔案工作的行業標準、規章制度以及傳統的檔案管理模式。
3、檔案管理智能化：條碼識別自動掛接；RFID視頻技術智能識別、智能報警。
4、檢索利用高效化：搜索引擎技術大幅度提高條目和原文的檢索速度。
5、檔案應用自動化：按檔案預設規則自動編目、自動標引。
6、檔案安全一體化：證據保全技術有效保障原始檔案的有效性，權限控制應用層級訪問安全，自動災備保障數據層級的安全。
部分功能介紹
檔案采集
檔案文件采集至關重要，如果采集數據不準確，將造成無效的檔案歸檔，所以準確的采集歸檔數據是建立數字化檔案館的基石。檔案采集可以接收各類電子元件及元數據，能夠批量導入導出數據，保證數字檔案的完整性。
【自動采集】
【手動采集】
檔案管理
檔案采集歸集的數據，在檔案庫整理中，檔案管理員可以手動調整、補充、修改、刪除等操作，并對檔案進行梳理后入庫。支持錄入零散文件信息，然后使用【組卷】或【組盒】操作將零散文件歸入案卷或檔案盒中，使無序信息有序化。支持自動編目、自動封面和批量導出，大大提高工作效率。
【檔案整理】
【自動編目】
圖檔檢索
系統擁有非常強大的檢索功能，支持但不限于按照檔案分類篩選、檔案類型、檢索目標、檢索時段、歸檔狀態以及檔案關鍵字（關鍵字檢索內容包括但不限于檔號、題名、主題詞、檢索號等）、時間、立卷部門、檢查部門、歸檔部門等條件進行檔案信息檢索。同時檢索目標檢索和檔案類型檢索支持多選組合檢索，最大程度上實現了檢索的高度自定義和精確性。
【檔案檢索】
檔案利用
支持多種借閱方式，借閱申請、審批、催還、授權全流程管控。系統提供以樹形結構來展示存儲目錄及內容，存儲的文件提供縮略圖形式預覽，下載檔案需要獲取權限，并記錄每一次下載的下載人、下載時間等日志信息。
【借閱催還】
檔案統計
支持按照檔案、人員及利用情況等設定規則進行統計、結果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統計數據，支持自定義報表功能。
【按檔案統計】
勘察設計單位的檔案管理工作是勘察設計單位的重要組成部分。建設數字檔案館，不僅有利于提高設計企業的檔案工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久存儲與安全保管，且更有利于逐步實現由檔案管理向知識管理的轉變，最終建立起設計院的電子檔案中心和知識中心。
